Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs đơn giản HIỆU QUẢ nhất

18/02/2022 10121 tuan

Google Docs là gì? Được người dùng biết đến là công cụ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản xử lý văn bản miễn phí tương tự như Microsoft Word, nhưng sở hữu nhiều tính năng nổi bật hơn. Cùng 24hStore khám phá Google Docs cách sử dụng Google Docs trên máy tính một cách đơn giản nhất.

1. Google Docs là gì?

Google Docs là gì?

Trước khi học cách sử dụng google tài liệu, bạn cần phải hiểu được công cụ này là gì, ưu điểm, nhược điểm ra sao? Từ đó, bạn mới có thể sử dụng Google Docs một cách tốt nhất. 

1.1.  Khái niệm

Google Docs là một trong những trình xử lý văn bản Online miễn phí của Google, cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa, theo dõi và trình chiếu văn bản. Bạn có thể làm việc, cộng tác, chia sẻ từ mọi nơi. Công cụ này sẽ tự đồng bộ hóa, sao lưu tất cả các công việc bạn đang làm dở dang mà không cần phải lo lắng đã Save hay chưa khi tắt máy. Và chính vì chức năng này mà ngày càng nhiều người trên thế giới yêu thích sử dụng Google Docs hơn các trình xử lý văn bản khác. 

Xem thêm cách HƯỚNG DẪN cách nghe nhạc trên ứng dụng QQ Music - Trung Quốc 

1.2. Quá trình hình thành Google Docs

Được biết Google Docs được phát triển bởi Google với cách sử dụng Google Documents đơn giản, chỉ cần 3 bộ ứng dụng. Đó là soạn thảo văn bản, soạn thảo trình chiếu và soạn thảo trang tính. Vào năm 2006, Google Docs đã kết hợp các tính năng của Spreadsheets và Writely trở thành 1 sản phẩm. Còn về sản phẩm trình chiếu đã được phát hành vào năm 2007 bởi sự hợp tác của Tonic Systems với công nghệ thiết kế. 

2. Các thức hoạt động của Google Tài Liệu

Cách thức hoạt động của Google Tài Liệu

Để sử dụng Google Docs, bạn cần phải có một chiếc điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính có kết nối với mạng Internet để đăng nhập tài khoản Google. Và công cụ này hoạt động chính dựa trên tài khoản Google liên kết với máy chủ. Khi bạn soạn thảo, chỉnh sửa văn bản trên Google Docs sẽ đều được tự động lưu lại. Bên cạnh đó, mỗi tài khoản đều được cung cấp những định dạng và dung lượng lưu trữ dữ liệu miễn phí. Mỗi tài khoản đăng nhập Google Docs sẽ được tặng 15GB dung lượng. Khi bạn dùng hết thì bắt buộc phải mua thêm để được tiếp tục làm Google Docs.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Ứng dụng QQLive là gì? Tải app QQLive và hướng dẫn cài đặt

3. Đặc điểm nổi bật của Google Docs so với Word

Đặc điểm nổi bật của Google Docs so với Word

Khi bạn cài đặt Google Docs và sử dụng nó, bạn sẽ nhận được nhiều tính năng tiện lợi hơn so với Word. Chẳng hạn như:

  • Sử dụng miễn phí ở tất cả mọi nơi phải có điều kiện là có kết nối Internet. Không cần cài đặt, cập nhật phần mềm nhiều lần và tiết kiệm được rất nhiều thời gian. 
  • Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả và dễ dàng hơn. Đặc biệt, còn có thể kiểm soát quyền truy cập khi bạn chia sẻ với người khác như chỉ đọc, chỉnh sửa nội dung hay chỉ nhận xét. 
  • Tất cả thay đổi đều được lưu trữ tại ngay thời gian chỉnh sửa và luôn lưu trữ. Khi bạn cần thì dễ dàng tìm kiếm trong Google Drive.

4. Google Documents dành cho ai?

Tuy cách dùng Google Docs đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Vậy những ai là người nên sử dụng Google Docs để đạt được hiệu quả công việc cao nhất. 

4.1. Dân văn phòng

Đầu tiên, Google Docs là công cụ hữu ích dành cho những ai làm văn phòng, có đầy đủ các chức năng soạn thảo, chỉnh sửa khi cần thiết. Chỉ cần kết nối mạng, bạn có thể làm việc trôi chảy, trao đổi, gửi link để xem xét, thảo luận với mọi người nhanh hơn. 

4.2. Kế toán

Làm kế toán việc cần thiết là lưu trữ dữ liệu để xử lý.Với bộ nhớ 15GB miễn phí, bạn dễ dàng sao lưu và không sợ mất tài liệu khi có sự cố mất điện hay máy tính bị hư. Vì Google Docs luôn hoạt động Online và tất cả dữ liệu luôn được backup liên tục lên Google Drive.

4.3. Sinh viên

Với các bạn sinh viên, khi làm Google Docs luôn đầy đủ các công cụ như tạo tài liệu, bài thuyết trình, tính toán bảng tính để thực hiện bài tập. Đặc biệt, luôn luôn cập nhật các chức năng mới để bạn dễ dàng có được những làm tốt và mang lại điểm số cao nhất. 

5. Hướng dẫn cách tạo tài khoản để sử dụng Google Docs

 Hướng dẫn cách tạo tài khoản để sử dụng Google Docs

Trước khi bạn biết cách sử dụng Google Docs như thế nào, đầu tiên bạn phải đăng ký tài khoản Google. 

  • Bước 1: Truy cập vào website: drive.google.com rồi chọn Tạo tài khoản -> Cho bản thân tôi
  • Bước 2: Ở phần tiếp theo, bạn cung cấp tất cả thông tin cá nhân để tạo tài khoản. Xong rồi nhấn vào Tiếp theo.
  • Bước 3: Bạn xác minh số điện thoại để bảo mật cho tài khoản.
  • Bước 4: Ở phần tiếp theo yêu cầu bạn cung cấp địa chỉ Gmail khôi phục, giới tính, ngày sinh. Và sau đó bạn cần đồng ý với các điều khoản dịch vụ và quyền riêng tư. Hoàn thành bước này là bạn đã có ngay tài khoản Email mới của mình. 
Hướng dẫn trên được thực hiện trên iPhone 12 Mini giá rẻ nhất mua tại cửa hàng 24hStore. Và bạn cũng có thể thực hiện lại các thao tác ở hướng dẫn trên vào các mẫu điện thoại cũ tại 24hStore như IP 12 like new 99, iPhone 12 Pro Max cũ VNA một cách dễ dàng.

6. Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs

Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs

Khi bạn đã hoàn tất việc tạo tài khoản, tại phần này 24hStore sẽ hướng dẫn cách sử dụng doc.google.com cho bạn. 

6.1. Cách dùng Google Docs trên máy tính

Với thao tác và cách dùng Google Docs trên máy tính được thực hiện khá đơn giản. Chỉ với 9 bước hướng dẫn sau đây, bạn đã có thể sử dụng thành thạo công cụ này. 

6.1.1. Cách mở và tạo một tài liệu mới

Về cách mở và tạo một Google Docs mới, bạn thực hiện như sau:

  • Bước 1: Bạn truy cập vào Google Drive.
  • Bước 2: Ở góc phải bên trái màn hình, bạn nhấp vào biểu tượng 9 chấm tròn nhỏ bên cạnh Avatar tài khoản Google của mình. Sau đó chọn Tài liệu.
  • Bước 3: Bạn nhấn vào dấu cộng nhiều màu để tạo mới tài liệu rồi bắt đầu soạn thảo văn bản.

6.1.2. Kiểm tra chính tả với Google Docs

Bạn muốn kiểm tra lỗi chính tả của văn bản mà mình vừa soạn, bạn chọn Công cụ -> Chính tả và ngữ pháp -> Kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Sau đó một thanh công cụ sẽ hiện ra lỗi sai và gợi ý để bạn chỉnh sửa. 

6.1.3. Định dạng file tài liệu

Để định dạng là văn bản bạn vừa soạn thảo, bước đầu tiên bạn cần bôi đen toàn bộ văn bản. Sau đó chọn Format rồi chỉnh sửa về kiểu văn bản, căn chỉnh lề, giãn dòng.. theo ý thích của bản thân. 

6.1.4. Chỉnh sửa tài liệu trên Google Docs

Nếu bạn là quyền sở hữu việc sử dụng Google Docs, khi muốn người khác chỉnh sửa, bạn có thể thay đổi lại quyền truy cập thành chỉnh sửa trực tiếp tài liệu. Ở thanh công cụ trên cùng bên phải, bạn nhấp vào biểu tượng cây bút và chọn chỉnh sửa. 

6.1.5. Cách thêm tài liệu từ máy tính lên Google Tài Liệu

Để thêm mới một tài liệu trong máy tính lên Google Docs, bạn cần thực hiện các bước sau đây.

  • Bước 1: Truy cập vào Google Drive và chọn nút Drive của tôi.
  • Bước 2: Trên màn hình chính, bạn nhấp vào Tải tệp lên và chọn tệp bạn muốn tải. Sau đó, nhấn nút Open.

6.1.6 Tải tài liệu từ Google Docs xuống máy tính

Còn về phần tải tải liệu về máy tính, bạn chọn vào tài liệu mà bạn muốn. Sau đó, ở góc phía trái màn hình, bạn hãy chọn Tệp -> Tải xuống -> Chọn định dạng file (có nhiều dạng như Microsoft Word, tài liệu PDF, trang Web…)

Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive hiệu quả | chi tiết từ A đến Z

6.1.7. Cách chia sẻ Google Docs với người khác

Cách làm này rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn vào nút Chia sẻ ở bên phải màn hình. Bạn có thể chia sẻ riêng tư hoặc công khai với mọi người. 

  • Bị hạn chế: Bạn nhập Gmail mà người bạn muốn chia sẻ và nhấn nút xong.
  • Bất kỳ ai có đường liên kết: Có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu. 

6.1.8. Đếm trang và ký tự cùng Google Docs

Theo như cài đặt mặc định, các Google tài liệu không hiển thị trước số trang hoặc từ. Vì vậy, để có thể theo dõi bài viết, có 2 cách giúp bạn thực hiện việc này.

  • Cách 1: Chọn Công cụ -> Đếm từ.
  • Cách 2: Đếm từ bằng phím tắt Command + Shift + C trên Macbook hoặc Ctrl + Shift + C trên Windows.

6.1.9. Thêm số trang đơn giản với Doogle Documents

Số trang luôn là phần quan trọng để cho người đọc biết được đã đọc tới đâu. Hơn nữa là dễ dàng sắp xếp theo thứ tự trang giấy sau khi in. Việc bạn cần làm lúc này là chọn vào Chèn trên thanh công cụ rồi nhấp Số trang và chọn cách đặt số trang mà bạn yêu thích. 

7. Cách sử dụng Google Docs trên điện thoại

Cách sử dụng Google Docs trên điện thoại

Hiện nay, rất nhiều bạn đã quen cách sử dụng Google Docs trên máy tính, nhưng đến một hôm bạn không thể mang laptop bên người mà lại muốn xem lại một tài liệu. Vậy việc dùng đến công cụ này trên điện thoại sẽ là biện pháp giải quyết tố vấn đề lúc này. Dưới đây sẽ giúp bạn cài đặt và cách sử dụng Google Docs trên điện thoại.

7.1. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên Android

Đối với hệ điều hành Android bạn cài đặt Google Docs như sau:

  • Bước 1: Mở ứng dụng Google Play trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android.
  • Bước 2: Tìm kiếm Google Tài liệu.
  • Bước 3: Nhấn nút Cài đặt và chờ trong vài phút để hoàn tất.

Về cách tạo mới một tài liệu trên điện thoại, bạn bắt đầu bằng việc:

  • Bước 1: Mở ứng dụng Google Tài liệu.
  • Bước 2: Ở góc phía dưới cuối cùng, chọn vào biểu tượng Mới.
  • Bước 3: Chọn mẫu mà bạn yêu thích.
  • Bước 4: Bắt đầu sử dụng Google Docs và soạn thảo văn bản. 

7.2. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên iOS

Cũng tương tự như cách bạn cài đặt Google đọc trên Android, iOS cũng như vậy:

  • Bước 1: Mở App Store.
  • Bước 2: Tìm kiếm từ khóa Google Tài liệu.
  • Bước 3: Chọn vào nút Nhận và chờ đợi trong vài phút để cài đặt xong rồi bắt đầu dùng Google Docs.

8. Một số lưu ý khi sử dụng Google Docs

Một số lưu ý khi sử dụng Google Docs

Ba mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn thao tác nhanh và làm việc hiệu quả hơn trong Google Docs. Cùng tham khảo ngay sau đây để tích lũy thêm kinh nghiệm nhé!

8.1. Thiết lập Google Docs Offline

Để kích hoạt chế độ truy cập ngoại tuyến, bạn truy cập và đăng nhập tài khoản Google của mình. Sau đó, chọn vào biểu tượng 3 dấu gạch thẳng hàng nằm ở phía trên góc trái màn hình, bấm Settings (Cài đặt) và bật thanh trượt Offline. Khi hoàn thành xong, bạn có thể chỉnh sửa, lưu trữ văn bản ngay cả khi ngoại tuyến hay bị mất mạng. Hơn nữa, bạn còn tải được các file tài liệu gần đây nhất để xem xét và soạn thảo tiếp tục nếu chưa hoàn thành. 

8.2. Sử dụng phím tắt tăng tốc độ xử lý tài liệu

Khi sử dụng Google Docs, bạn phải biết được các phím tắt hữu ích sau đây để giúp bạn làm chủ công cụ và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

  • Ctrl + C: Lệnh sao chép.
  • Ctrl + V: Dán đoạn đã cắt và copy vào.
  • Ctrl + X: Cắt phần được chọn.
  • Ctrl + F: Tìm kiếm từ hoặc cụm từ.
  • Ctrl + H: Tìm và thay thế từ, cụm từ.
  • Ctrl + S: Lưu lại.
  • Ctrl + P: In.
  • Ctrl + Z - (Undo): Quay trở lại thao tác trước đó.
  • Ctrl + Shift + Z - (Redo): Thực hiện lại lệnh vừa làm.
  • Ctrl + O: Mở tập tin có sẵn trong máy.
  • Ctrl + G: Nhảy đến trang số.
  • Ctrl + Enter: Ngắt trang.
  • Ctrl + K: Chèn hoặc chỉnh sửa liên kết.
  • Alt + Enter: Mở file đính kèm.

8.3. Hỗ trợ soạn thảo với tiện ích bổ sung của Google Docs

Tiện ích bổ sung trên Google Docs là hỗ trợ trong việc soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu một cách nhanh chóng và đơn giản hơn. Ví dụ như bạn có thể trích dẫn tài liệu hay dịch thuật văn bản khi đã thêm tiện ích.  Các bước thực hiện rất đơn giản: 

  • Bước 1: Vào Google Docs -> Chọn Trống để tạo File tài liệu mới.
  • Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tiện ích bổ sung -> nhấn vào Tải tiện ích bổ sung.
  • Bước 3: Tìm kiếm tiện ích và cài đặt.
  • Bước 4: Bảng thông báo tiếp theo là Sẵn sàng để cài đặt và bấm đồng ý rồi chọn Tài khoản Google của mình -> Bấm Cho phép -> Tiếp theo.
  • Bước 5: Cuối cùng là bạn nhấn Done và Tải lại trang web để lưu thay đổi.
  • Bước 6: Để sử dụng tiện ích vừa cài đặt, bạn truy cập lại Google Docs -> Tiện ích bổ sung  -> Chọn lệnh của tiện ích đó để sử dụng.

24hStore vừa mang đến cho bạn tất cả thông tin về cách sử dụng Google Docs một cách đơn giản và dễ hiểu nhất. Cho dù bạn là một người sinh viên hay đã đi làm, công cụ này vô cùng hữu ích, tiện lợi cho bạn. Mọi thắc mắc về bài viết trên, bạn hãy gọi đến hotline 1900.0351 để được hướng dẫn chi tiết hơn.

Siêu phẩm dòng iPhone 14 hiện nay: