3 cách tạo mã QR trong Excel cực chi tiết

05/06/2024 187

Mục lục

    Mã QR đang được sử dụng rất phổ biến và rộng rãi bởi độ tiện lợi của nó. 24hStore sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mã QR bằng Excel một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian nhất qua bài viết dưới đây.

    Lợi ích khi tạo mã QR bằng Excel

    Mã QR là một loại mã vạch hai chiều được sử dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày. Chúng mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, bao gồm:

    • Tăng tính chính xác: Giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công, điều này đặc biệt quan trọng với các thông tin như liên hệ, địa chỉ web hoặc thông tin thanh toán.

    • Dễ dàng chia sẻ dữ liệu Excel: Thay vì gửi các tệp Excel lớn qua email hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây, bạn có thể tạo mã QR cho tệp và chia sẻ mã này với bất kỳ ai.

    • Tự động hóa quy trình: Hỗ trợ tự động hóa các công việc như đăng ký, kiểm kê hàng tồn kho và thu thập dữ liệu.

    • Dễ sử dụng: Việc tạo mã QR trong Excel rất đơn giản và không đòi hỏi kỹ năng lập trình phức tạp.

    Ngoài những lợi ích trên, việc tạo mã QR bằng Excel còn có nhiều ưu điểm khác như hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu, khả năng tùy chỉnh cao và đặc biệt là không tốn chi phí.

    QR code được ứng dụng rộng rãi trong đời sống

    Tạo mã QR trong Excel bằng Add-ins

    QR code ngày càng trở nên phổ biến nhờ khả năng lưu trữ và truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi. Từ việc lưu trữ đường link website, thông tin liên lạc, địa chỉ email, đến chi tiết thanh toán và nhiều loại dữ liệu khác, QR code đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại. Nhận thấy nhu cầu sử dụng QR code ngày càng tăng, Microsoft Excel đã tích hợp tính năng tạo mã QR thông qua Add-ins, giúp người dùng dễ dàng tạo mã QR trực tiếp trong bảng tính mà không cần đến phần mềm hay công cụ hỗ trợ bên ngoài. Đây là một bước tiến đáng kể giúp tối ưu hóa quá trình làm việc, tăng cường hiệu suất và tính tiện dụng cho người dùng Excel.

    Sử dụng Add-ins là một phương pháp đơn giản và hiệu quả để truyền tải thông tin nhanh chóng và chính xác. Có nhiều cách miễn phí để tạo mã QR trong Excel, bao gồm:

    • QR4Office

    • QR Code Generator for Excel

    • Barcode & QR Code Add-in for Excel

    Trong số đó, QR4Office là công cụ phổ biến nhất. Phương pháp này rất dễ sử dụng và tương thích với mọi phiên bản Excel. Do đó, bạn có thể yên tâm tạo mã QR mà không phải lo lắng về chi phí.

    Tạo mã QR bằng Add-ins trong Excel rất nhanh chóng, hiệu quả

    Cài đặt bổ trợ QR4Office

    Với QR4Office, bạn sẽ dễ dàng mã hóa dữ liệu như văn bản, URL, email, số điện thoại,... thành mã QR. Sau đó, bạn sẽ chia sẻ được chúng với người khác chỉ với vài cú nhấp chuột. Để cài đặt bổ trợ này về máy, bạn làm theo các bước sau:

    Bước 1: Mở Excel rồi bấm chọn Add-ins ở góc phải màn hình.

    Mở Excel và chọn Add-ins

    Bước 2: Khi một cửa sổ mới xuất hiện, hãy nhập QR4Office vào ô tìm kiếm.

    Tìm QR4Office

    Bước 3: Nhấn Add để cài đặt là hoàn thành.

    Nhấn Add

    Ở mỗi phiên bản Excel sẽ có cách hiển thị Add-ins khác nhau. Tuy nhiên, quy trình cài đặt vẫn không thay đổi.

    Sử dụng Add-ins QR4Office để tạo mã QR

    Sau khi đã hoàn tất cài đặt QR4 Office, 24hStore tiếp tục hướng dẫn bạn cách tạo mã QR trong Excel:

    Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu bạn muốn mã hóa. Trong dải ribbon, chọn mục Add-ins.

    Mở file Excel muốn mã hóa và chọn Add-ins

    Bước 2: Một thanh công cụ mới sẽ xuất hiện ở góc phải màn hình. Chọn ô hoặc phạm vi ô chứa dữ liệu mà bạn muốn mã hóa.

    Chọn phạm vi dữ liệu cần mã hóa

    Bước 3: Ở đây, bạn hãy tùy chỉnh kích thước, chọn màu sắc hoặc thay đổi URL cho mã QR.

    Tùy chỉnh kích thước, màu sắc cho mã QR

    Bước 4: Nhấn vào nút Insert sau đó mã QR sẽ được tạo và hiển thị trong bảng tính.

    Cách tạo QR code trong Excel 365

    Excel 365, phiên bản dựa trên đám mây của Microsoft Excel, mang đến cho người dùng các ứng dụng văn phòng hiện đại và dịch vụ dựa trên đám mây.

    Mặc dù không có tính năng tạo mã QR tích hợp sẵn, bạn vẫn có thể sử dụng các công thức và hàm để tạo mã QR trong Excel. Tuy nhiên, cách này đòi hỏi người dùng có kiến thức cơ bản về Excel và phức tạp hơn. Dưới đây là hai cách để tạo mã QR trong Excel 365.

    Sử dụng chức năng IMAGE

    Chức năng IMAGE cho phép bạn nhúng hình ảnh từ các tệp tin hoặc URL bên ngoài vào bảng tính. Tuy nó không thể trực tiếp tạo mã QR từ dữ liệu trong Excel, nhưng bạn có thể kết hợp chức năng này với các dịch vụ miễn phí trên web để tạo và hiển thị mã QR trong Excel. Dưới đây là cách tạo QR code trong Excel bằng chức năng IMAGE.

    Bước 1: Truy cập một dịch vụ tạo mã trực tuyến miễn phí như: https://www.qr-code-generator.com/ hoặc https://www.qrstuff.com/

    Bước 2: Nhập dữ liệu cần mã hóa (ví dụ URL, địa chỉ email, văn bản).

    Bước 3: Tùy chỉnh kích thước, màu sắc,... theo ý bạn. Sau đó lưu dưới dạng hình ảnh (png, jpg, pdf).

    Các bước tạo QR miễn phí trên Google

    Bước 4: Trở về Excel, tại nơi bạn muốn hiển thị mã QR. Nhập công thức sau: =IMAGE("đường dẫn đến tệp bạn đã lưu")

    Nhập hàm mã QR trong Excel 365

    Bước 5: Sau đó nhấn Enter là hoàn thành.

    Mã QR sẽ xuất hiện trong ô tính. Bạn có thể điều chỉnh kích thước của ô tính để phù hợp với kích thước mong muốn.

    Sử dụng hàm LAMBDA

    Hàm LAMBDA mở ra nhiều khả năng mới cho người dùng, bao gồm cả việc tạo mã QR trong Excel. Tuy nhiên, việc sử dụng trực tiếp hàm LAMBDA cũng gặp một số hạn chế và yêu cầu kỹ thuật nhất định như: phức tạp hơn khi sử dụng Add-in, có thể mã QR sẽ không hiển thị chính xác nếu dữ liệu không được định dạng đúng cách. Hàm này chỉ khả dụng trong phiên bản Excel 365 Insider và không phù hợp cho việc tạo nhiều mã cùng lúc.

    Cách sử dụng hàm LAMBA để tạo QR code như sau:

    Bước 1: Vào Excel chọn tab Công thức, sau đó chọn thẻ Xác định Tên.

    Vào tab Công thức rồi chọn thẻ Xác định Tên

    Bước 2: Trong ô Tên, bạn tùy chọn tên cho công thức của mình. Phần Tham chiếu tới, bạn nhập theo công thức sau: 

    =LAMBDA(text, IMAGE("https://qr-code-generator.com/?text=" & ENCODEURL(text) & "&size=150"))

    Sau đó, bạn bấm OK.

    Nhập công thức LAMBDA

    Bước 3: Trở về bảng tính Excel. Lúc này bạn áp dụng công thức vừa thực hiện để tạo mã QR. Chọn ô muốn hiển thị QR code và nhập =maQRCode(D4). Nhấn đúp chuột vào góc phải để lấy các mã còn lại. 

    Nhập công thức tạo mã QR

    Việc sử dụng hàm tạo mã QR trong Excel bằng LAMBDA là một giải pháp phức tạp, thường chỉ phù hợp cho những người có kiến thức lập trình sâu và mong muốn khám phá những giải pháp sáng tạo. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực hiện nhanh chóng mà không cần quá nhiều kiến thức về lập trình, việc sử dụng các Add-in hoặc các công cụ trực tuyến chuyên dụng là một lựa chọn hiệu quả và thuận tiện hơn.

    Cách tạo QR code hàng loạt trong Excel

    Tạo mã QR hàng loạt trong Excel là cách tự động tạo nhiều mã QR cho từng thông tin riêng biệt trong bảng tính. Thay vì làm thủ công, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng khi cần xử lý nhiều dữ liệu.

    Một trong những cách tạo mã QR hàng loạt dễ dàng và nhanh chóng nhất là sử dụng bổ trợ Kutools của Excel. 24hStore sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện:

    Bước 1: Tải xuống và cài đặt Kutools từ website chính thức https://vi.extendoffice.com/download/kutools-for-excel.html rồi khởi động lại Excel sau khi cài đặt.

    Bước 2: Nhấn vào tab Kutools, chọn Chèn rồi tìm phần Chèn Mã QR.

    Sử dụng Kutools để chèn QR code

    Bước 3: Trong phần Phạm vi dữ liệu, bạn chọn ô chứa liên kết hoặc văn bản muốn mã hóa. Ở phần Phạm vi tạo, bạn chọn ô sẽ hiển thị mã.

    Bước 4: Chỉnh sửa kích thước, màu sắc,… trong phần Tùy chọn theo ý thích và bấm Tạo là hoàn thành.

    Tạo mã QR hàng loạt

    Lưu ý khi tạo mã QR bằng Excel

    Để đảm bảo QR code được tạo ra chính xác và có thể quét được dễ dàng, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

    • Đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác và phù hợp: Dữ liệu bạn muốn mã hóa cần được nhập đúng và đầy đủ. Mỗi mã có thể chứa tối đa 2.000 ký tự. Hãy tối ưu thông tin để nó ngắn gọn và súc tích.

    • Tận dụng hàm QR hoặc các Add-ins chuyên dụng: Các ứng dụng cung cấp các hàm tạo mã QR trong Excel. Tuy nhiên, hàm này có hạn chế về khả năng tùy chỉnh và phức tạp trong việc sử dụng. Do đó, việc sử dụng các Add-ins chuyên dụng sẽ giúp thực hiện dễ dàng hơn.

    • Kiểm tra trước khi sử dụng: Thử quét bằng điện thoại hoặc máy quét trước để đảm bảo mã hoạt động chính xác.

    • Chọn định dạng phù hợp khi lưu: Định dạng lưu trữ ảnh sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và kích thước của mã QR. Vì vậy, nên lưu ở các định dạng hình ảnh phổ biến như PNG, JPG, SVG.

    Ngoài ra, hãy chọn phông chữ đơn giản, dễ đọc cho dữ liệu văn bản trong mã QR. Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng không cần thiết. Bằng cách tuân thủ những lưu ý này, bạn sẽ tạo ra các mã QR chính xác, dễ sử dụng và hiệu quả trong việc truyền tải thông tin.

    Thử quét QR code bằng điện thoại trước khi sử dụng

    Tạo mã QR trực tiếp trong Excel là cách tốt để chia sẻ dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. 24hStore đã chia sẻ với bạn cách đơn giản nhất để tạo mã QR code hàng loạt trong Excel, giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

    Ngoài việc cập nhật nhiều thông tin hữu ích, để trải nghiệm hàng loạt các ứng dụng trên iOS/Android, bạn hãy sắm ngay một chiếc điện thoại mới nhất từ các thương hiệu uy tín như Apple, Samsung, Xiaomi, Oppo trực tiếp tại 24hStore. Bên cạnh đó, bạn có thể liên hệ trực tiếp qua hotline 1900.0351, đội ngũ tư vấn luôn sẵn sàng hỗ trợ trao đổi mọi thông tin về sản phẩm với bạn một cách nhanh chóng nhất.

    Support Zalo
    Chat Zalo (8h - 22h)
    Hotline
    1900 0351 (8h - 22h)