Mẹo ủy quyền truy cập Gmail mà không cần chia sẻ mật khẩu

Tính năng ủy quyền Gmail rất hữu ích cho các tổ chức hoặc doanh nghiệp cần dùng chung một tài khoản với các thành viên, từ đó đảm bảo việc cập nhật thông tin hàng ngày được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để nằm rõ cách thức sử dụng, bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé!

Ủy quyền truy cập Gmail là gì?

Gmail có một tính năng nhỏ là cho phép người dùng chia sẻ quyền truy cập email cho người khác mà không cần chia sẻ mật khẩu. Google gọi tính năng này là Ủy quyền Truy cập (Mail Delegation). Người được ủy quyền có khả năng kiểm tra, gửi và xóa email, nhưng họ không thể thay mặt bạn trò chuyện với người khác hay thay đổi mật khẩu tài khoản. Khi họ thực hiện việc gửi email, địa chỉ của người được ủy quyền sẽ được hiển thị trên màn hình.

Nếu bạn sử dụng Gmail thông qua cơ quan hoặc trường học, bạn có thể ủy quyền cho một nhóm để dễ dàng quản lý quyền truy cập thông qua tư cách thành viên của nhóm đó.

Hướng dẫn các bước ủy quyền truy cập Gmail trên máy tính

Bạn cần lưu ý rằng, việc này chỉ có thể tiến hành trên máy tính, không thực hiện được trên điện thoại.

Bước 1: Bạn hãy mở Gmail trên máy tính.

Lưu ý nhỏ: bạn không thể ủy quyền Gmail thông qua ứng dụng trên điện thoại. Nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên bên phải màn hình để truy cập mục Cài đặt → Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Chọn mục Tài khoản và nhập.

Bước 3: Tại mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn, bạn chọn Thêm tài khoản khác.

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Gmail do cơ quan hoặc trường học cấp, tổ chức của bạn có thể hạn chế ủy quyền Gmail. Vì vậy, nếu bạn không thấy chế độ cài đặt này, hãy liên hệ ngay với quản trị viên.

Bước 4: Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn thêm vào rồi nhấn vào Bước tiếp theo.

Bước 5: Hệ thống sẽ hỏi lại một lần nữa bạn có muốn ủy quyền truy cập Gmail cho địa chỉ mà bạn vừa nhập hay không. Để xác nhận, bạn nhấn vào Gửi email để cấp quyền truy cập.

Bước 6: Ngay sau đó, hệ thống sẽ gửi một email đến địa chỉ Gmail bạn muốn ủy quyền. Sau khi người được ủy quyền kiểm tra email và bấm Xác nhận, quá trình ủy quyền sẽ hoàn tất.

Lưu ý quan trọng:

• Đối với tài khoản Gmail cá nhân, bạn có thể ủy quyền cho tối đa 10 người. Nếu bạn sử dụng Gmail thông qua cơ quan, trường học hoặc tổ chức khác, số lượng người được ủy quyền có thể lên đến 1000.
• Thông thường, có thể có cùng lúc 40 người được ủy quyền truy cập vào một tài khoản Gmail.
• Nếu bạn ủy quyền cho một tài khoản Gmail vừa mới được tạo hoặc mật khẩu đã được đặt lại, thì quản trị viên cần tắt yêu cầu thay đổi mật khẩu khi bạn đăng nhập lần đầu tiên.
• Quá trình ủy quyền có thể mất đến 24 giờ để bắt đầu có hiệu lực.
• Các lời mời ủy quyền sẽ tự động hết hạn sau 7 ngày. Trong trường hợp bạn đã thêm một nhóm, tất cả thành viên trong nhóm sẽ được ủy quyền mà không cần xác nhận riêng

Cách xóa quyền truy cập Gmail

Ngoài cách ủy quyền truy cập Gmail, nhiều người cũng đang băn khoăn về cách xóa quyền truy cập Gmail của một cá nhân nào đó đã cấp từ trước.

Bước 1: Mở Gmail trên máy tính. Bạn không xóa người được ủy quyền từ ứng dụng Gmail trên điện thoại thông minh.

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên bên phải màn hình → Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 3: Chọn vào thẻ Tài khoản và nhập → Trong mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn, nhấn Xóa bên cạnh tài khoản Gmail bạn muốn xóa ủy quyền.

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về ủy quyền truy cập Gmail

Tại sao bạn không thể thêm người được ủy quyền?

Trường hợp bạn không thể ủy quyền truy cập Gmail cho người mà bạn muốn thì có thể số người được phép ủy quyền đã đạt con số tối đa. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng Gmail cho cơ quan, tổ chức cấp thì bạn chỉ có thể ủy quyền cho người thuộc thành viên của cơ quan, tổ chức đó. Trường hợp người mà bạn muốn thêm ở trong tổ chức nhưng vẫn không thể ủy quyền được, bạn hãy kiểm tra lại và đảm bảo tính năng ủy quyền cho tổ chức đã được bật.

Tại sao người được ủy quyền không thể truy cập vào Gmail?

Nếu bạn đã được ủy quyền truy cập Gmail nhưng không thể truy cập vào được thì có thể là do có quá nhiều người đang cùng truy cập vào một tài khoản Gmail từ các vị trí khác nhau nên có thể tài khoản đó đã bị khóa tạm thời bởi Gmail.

Bên cạnh việc theo dõi nhiều tính năng công nghệ thú vị, để có trải nghiệm làm việc dễ dàng với Gmail, bạn hãy sắm ngay một mẫu MacBook mới nhất ở 24hStore - Hệ thống uỷ quyền chính hãng của Apple tại Việt Nam. Ngoài ra, bạn cũng đừng ngần ngại liên hệ đến hotline 1900.0351, nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc liên quan về sản phẩm thật tận tình và nhanh chóng.