Chuyển PDF sang Excel online Miễn Phí, không lỗi định dạng

Hướng dẫn cách chuyển PDF sang Excel trực tiếp qua máy tính, điện thoại, các website online miễn phí như Smallpdf, iLovePDF, PDF24 Tools, PDF Convert, Clever PDF, Adobe và cách chuyển PDF sang EXcel vẫn giữ nguyên định dạng không lỗi font chữ trên Foxit PDF Reader, Google Drive cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi. Cùng 24hStore tìm hiểu các cách chuyển file PDF sang file Excel cực dễ dưới đây nhé!

1.Top 6 website chuyển PDF sang Excel miễn phí, giữ nguyên định dạng

Các công cụ trực tuyến (Website) mang đến sự tiện lợi tối đa: không cần cài đặt, thao tác cực nhanh và thuật toán AI thông minh giúp giữ nguyên cấu trúc hàng/cột cực tốt.

1.1. Chuyển bằng Smallpdf

Smallpdf là cái tên "quốc dân" với thuật toán mạnh mẽ và giao diện tiếng Việt thân thiện.

• Ưu điểm: Giữ chuẩn form bảng biểu, độ chính xác cao.
• Nhược điểm: Bị giới hạn số lượt thao tác miễn phí mỗi ngày (thường là 2 tệp).

Các bước thực hiện: Truy cập trang web https://smallpdf.com/vi/pdf-to-excel > Bấm Chọn các tệp (hoặc kéo thả file vào) > Chọn Chuyển đổi cơ bản > Chọn Chuyển đổi > Chọn Tải file xuống.

1.2. Chuyển bằng iLovePDF

Cực kỳ lý tưởng nếu bạn cần xử lý file và muốn liên kết trực tiếp với Google Drive hoặc Dropbox.

• Ưu điểm: Tốc độ nhanh, trích xuất dữ liệu mượt mà, miễn phí hoàn toàn cho file dung lượng vừa.
• Nhược điểm: Trang web có hiển thị quảng cáo, các file dung lượng quá lớn sẽ yêu cầu nâng cấp Premium.

Các bước thực hiện: Vào https://www.ilovepdf.com/vi/pdf-sang-excel > Bấm Chọn tệp PDF > Chọn Không sử dụng công nghệ 0CR (ở góc phải để tải miễn phí) > Chọn Bố cục (theo nhu cầu) > Chọn Chuyển đổi sang EXCEL > Chọn Tải xuống EXCEL.

1.3. Chuyển bằng PDF24 Tools

Nếu bạn cần một công cụ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lần sử dụng và không chèn watermark, PDF24 là chân ái.

• Ưu điểm: Miễn phí 100%, không giới hạn số lượt dùng, không có logo (watermark) chìm.
• Nhược điểm: Giao diện hơi cũ, tốc độ xử lý đôi khi chậm, khó giữ viền với các bảng quá phức tạp.

Các bước thực hiện: Truy cập tools.pdf24.org/vi/pdf-to-excel > Nhấn nút Chọn các tệp > Đợi upload xong và chọn Chuyển đổi > Bấm Tải xuống.

1.4. Chuyển bằng PDF Convert

Rất hữu ích khi bạn phải đối mặt với các bảng tính có cấu trúc phức tạp (nhiều ô gộp, chia cột nhỏ).

• Ưu điểm: Nhận diện thông minh, xử lý cực tốt các bảng tính phức tạp, ít bị lỗi nhảy dòng.
• Nhược điểm: Bị giới hạn thời gian chờ (cooldown khoảng 30-60 phút) giữa các lần tải file ở bản miễn phí.

Các bước thực hiện: Truy cập https://www.freepdfconvert.com/vi/pdf-to-excel > Bấm Chọn tệp PDF (Hệ thống tự động chuyển đổi ) > Bấm Tải xuống.

1.5. Chuyển bằng Clever PDF

Giao diện đơn giản, cho phép bạn lựa chọn định dạng đầu ra chi tiết (XLSX hoặc định dạng cũ XLS).

• Ưu điểm: Giao diện hiện đại, cho phép chọn xuất định dạng mới (.xlsx) hoặc cũ (.xls).
• Nhược điểm: Bị giới hạn dung lượng file tải lên và số lượt chuyển đổi trong ngày (bản miễn phí).

Các bước thực hiện: Vào https://www.cleverpdf.com/vi/pdf-to-excel > Nhấn Chọn tệp > Bấm Bắt đầu chuyển đổi > Nhấn Tải xuống.

1.6. Chuyển bằng Adobe

• Ưu điểm: Khả năng giữ nguyên form bảng biểu cực tốt, không bị lỗi font, giao diện sạch không quảng cáo.
• Nhược điểm: Có thể yêu cầu đăng nhập tài khoản (miễn phí) để tải file về ở các lần sử dụng sau.

Các bước thực hiện: Truy cập https://www.adobe.com/vn_vi/acrobat/online/pdf-to-excel.html > Bấm Chọn tệp (Đợi hệ thống tự động tải lên và chuyển đổi) > Bấm Tải xuống.

2. Chuyển đổi bằng các phần mềm và nền tảng thông dụng khác

2.1. Dùng Foxit PDF Reader / Editor

• Ưu điểm: Bảo mật dữ liệu tuyệt đối (vì xử lý offline), không phụ thuộc vào Internet, tốc độ xử lý file dung lượng lớn cực kỳ mượt mà.
• Nhược điểm: Cần cài đặt phần mềm trên máy tính. Để xuất ra Excel với chất lượng giữ form tốt nhất thường yêu cầu sử dụng phiên bản trả phí (Foxit Editor).

Các bước thực hiện: Mở file bằng Foxit Reader/Editor > Vào thẻ FPD to Excel > Chọn Click to select > Chọn Start Convert > Chọn Download Free Trial

2.2. Dùng Google Drive (Dành cho file PDF dạng ảnh/scan)

• Ưu điểm: Hoàn toàn miễn phí, khả năng nhận diện và trích xuất chữ (OCR) từ file ảnh/scan cực kỳ chính xác.
• Nhược điểm: Không giữ được cấu trúc khung viền của bảng biểu gốc. Bạn sẽ phải mất thêm công đoạn copy dữ liệu sang Excel và tự căn chỉnh lại.

Các bước thực hiện: Tải file lên Google Drive > Click chuột phải chọn Mở bằng (Open with) > Google Tài liệu (Google Docs). Drive sẽ tự động quét mặt chữ trong ảnh thành văn bản. Bạn chỉ cần copy phần text/số liệu đó và dán sang Google Sheets hoặc Excel để định dạng lại.

3.Cách chuyển PDF sang Excel trực tiếp 

3.1. Cách chuyển PDF sang Excel trực tiếp trên máy tính (Get Data)

Đây là cách an toàn tuyệt đối (100%) vì mọi thao tác đều diễn ra offline trên máy tính của bạn. Tuy nhiên, cách này yêu cầu máy tính cài đặt phiên bản Excel đời mới (từ 2016 hoặc Microsoft 365 trở lên).

Bước 1: Mở một file Excel mới hoàn toàn. Trên thanh công cụ (Ribbon), chọn thẻ Data > Chọn Get Data > From File > From PDF.

Bước 2: Cửa sổ duyệt file hiện ra, bạn tìm và chọn file PDF cần lấy dữ liệu > Bấm Import.

Bước 3 Lúc này, hộp thoại Navigator sẽ xuất hiện hiển thị các bảng dữ liệu mà Excel nhận diện được. Bạn click chọn vào bảng (Table) muốn lấy. Nhấn Load để dữ liệu được đổ trực tiếp vào bảng tính Excel.

3.2. Cách chuyển PDF sang Excel trực tiếp trên điện thoại (Ứng dụng Office)

Rất hữu ích khi bạn đang di chuyển và cần xử lý nhanh một file báo cáo nhận được qua Zalo hay Email ngay trên iPhone hoặc các dòng máy Android.

• Bước 1: Tải và mở ứng dụng Microsoft 365 (Office) trên điện thoại.
• Bước 2: Chạm vào mục Ứng dụng (Apps) ở góc dưới cùng màn hình.
• Bước 3: Cuộn tìm và chọn tính năng PDF to Excel (Chuyển PDF sang Excel).
• Bước 4: Duyệt và chọn file PDF đang lưu trong máy điện thoại.
• Bước 5: Đợi vài giây để ứng dụng quét tự động, sau đó bấm Lưu (Save) để tải file Excel về máy.

Xem thêm: Hướng dẫn chỉnh sửa file Excel trên iPhone

4. Vì sao cần chuyển PDF sang Excel?

Việc chuyển PDF sang Excel giúp trích xuất và chỉnh sửa dữ liệu từ các báo cáo, hóa đơn mà không cần phải nhập liệu thủ công. Định dạng Excel cho phép bạn dễ dàng tính toán, lọc thông tin và vẽ biểu đồ để phân tích số liệu trực quan hơn. Các lý do cụ thể bao gồm:Chỉnh sửa linh hoạt: 

• File PDF thường chỉ để xem và không cho phép thay đổi nội dung, trong khi Excel cung cấp toàn quyền chỉnh sửa.
• Tránh sai sót nhập liệu: Thay vì gõ lại từng chữ số, việc chuyển đổi giúp bạn giữ nguyên cấu trúc bảng và giảm thiểu lỗi đánh máy.
• Phân tích dữ liệu: Bạn có thể áp dụng các hàm như VLOOKUP, SUM, hoặc công cụ Pivot Table để xử lý khối lượng lớn dữ liệu.

5. Khắc phục các lỗi khi chuyển đổi PDF sang Excel

• Lỗi font chữ (ô vuông, ký tự lạ): Xảy ra khi file gốc dùng bảng mã cũ (TCVN3, VNI) thay vì Unicode. Hãy thử đổi sang các website chuyển đổi khác mạnh hơn như Smallpdf, hoặc dùng Unikey Toolkit để chuyển mã lại trong Excel.
• Bảng tính bị gộp ô (Merge) lộn xộn: Do file PDF gốc không kẻ viền bảng (border) rõ ràng. Bạn khắc phục bằng cách sử dụng công cụ "Unmerge Cells" trong Excel và xóa các hàng/cột trống dư thừa.
• Chuyển ra file Excel trắng tinh: Chắc chắn 100% file PDF gốc của bạn là dạng ảnh chụp. Hãy áp dụng cách số 3.2 (dùng Google Drive) để nhận diện chữ viết trước nhé!

6.Câu hỏi thường gặp

6.1.Chuyển PDF sang Excel có bị lỗi font chữ hay nhảy dòng không?

Có thể xảy ra nếu file PDF gốc của bạn sử dụng các font chữ phức tạp, hoặc bảng biểu không được kẻ viền rõ ràng. Để hạn chế lỗi font, bạn nên sử dụng các công cụ mạnh mẽ như iLovePDF, Smallpdf hoặc Foxit Reader. Nếu vẫn lỗi, hãy thử lưu file PDF về chuẩn Unicode trước khi chuyển đổi.

6.2. Làm sao để chuyển file PDF dạng ảnh (bản scan) sang Excel?

Đối với file PDF được tạo từ máy scan hoặc ảnh chụp, các công cụ chuyển đổi thông thường sẽ không nhận diện được chữ. Bạn bắt buộc phải sử dụng các công cụ có tích hợp tính năng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) như bản trả phí của Smallpdf, Adobe Acrobat, hoặc dùng tính năng OCR miễn phí của Google Drive.