Khi ChatGPT được tích hợp vào Google Drive: Tối ưu hóa quản lý tài liệu 

Google vừa công bố một cập nhật lớn cho dịch vụ Google Drive, hứa hẹn sẽ mang đến cho người dùng một trải nghiệm hoàn toàn mới khi tích hợp ChatGPT trực tiếp vào Google Drive. Việc tích hợp này không chỉ đơn giản là một nâng cấp kỹ thuật mà còn mở ra một cách thức hoàn toàn mới trong việc sử dụng và quản lý các tài liệu trên nền tảng đám mây của Google. Dự kiến, bản cập nhật này sẽ hoàn tất vào ngày 15 tháng 01 năm 2025, sau khi bắt đầu triển khai từ ngày 18 tháng 11, 2024​.

Tích hợp ChatGPT vào Google Drive

Tính năng mới này sẽ giúp người dùng dễ dàng quản lý các hoạt động trên Google Drive mà không cần phải rời khỏi ứng dụng Google Chat. Khi một tài liệu trên Google Drive có thay đổi như nhận xét mới, yêu cầu chia sẻ hoặc các hoạt động khác, người dùng sẽ nhận được thông báo ngay lập tức trong Google Chat. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp việc hợp tác và trao đổi trong công việc trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn rất nhiều.

Việc trả lời hay giải quyết vấn đề trên Google Docs, Sheets hay Slides sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết, khi người dùng có thể làm tất cả những điều đó ngay trong giao diện của Google Chat. Điều này đặc biệt hữu ích trong các môi trường làm việc nhóm, khi mọi người cần phản hồi nhanh chóng đối với các bình luận, hoặc yêu cầu chỉnh sửa tài liệu​.

Tính năng mới giúp nâng cao hiệu quả công việc

Đặc biệt, với việc tích hợp này, Google Chat không chỉ hỗ trợ thông báo các hoạt động liên quan đến tài liệu mà còn cho phép người dùng quản lý quyền truy cập trực tiếp từ Google Chat. Cụ thể, người dùng có thể dễ dàng chọn cấp độ quyền truy cập như người xem, người bình luận hoặc người chỉnh sửa cho các yêu cầu chia sẻ tài liệu. Điều này giúp quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi mà không cần phải chuyển qua lại giữa các ứng dụng khác nhau​.

Một trong những tính năng đáng chú ý khác là khả năng nhận diện khi bạn được nhắc đến trong các tài liệu. Google Chat sẽ có một shortcut "Mentions", giúp bạn dễ dàng biết khi mình được đề cập trong các tài liệu Google. Việc này sẽ giúp các thông tin quan trọng không bị bỏ sót, và bạn có thể xử lý ngay lập tức​.

Quản lý thông báo linh hoạt và bảo mật thông tin

Không dừng lại ở đó, tính năng này cũng giúp người dùng dễ dàng quản lý thông báo của mình. Nếu bạn không muốn nhận quá nhiều thông báo, bạn có thể dễ dàng tắt thông báo hoặc thậm chí gỡ bỏ ứng dụng Drive Chat ra khỏi tài khoản của mình. Google đảm bảo rằng người dùng có thể kiểm soát hoàn toàn các thiết lập này mà không gặp khó khăn gì. Bên cạnh đó, nếu có thông báo từ các người dùng ngoài tổ chức của bạn, bạn có thể dễ dàng chặn hoặc báo cáo hành vi lạm dụng, đảm bảo an toàn thông tin cá nhân và bảo mật cho tài khoản của mình​.

Lợi ích đối với người dùng Google Workspace và các cá nhân

Tính năng tích hợp Google Drive Chat mang lại những lợi ích đáng kể cho cả người dùng Google Workspace và người dùng cá nhân. Đặc biệt đối với người sử dụng Google Workspace, một bộ công cụ đám mây toàn diện dành cho doanh nghiệp, việc tích hợp này giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Tất cả các tính năng mới sẽ được tích hợp liền mạch trong hệ sinh thái Google, mang đến một trải nghiệm đồng nhất, giúp các nhóm làm việc dễ dàng cộng tác, theo dõi và quản lý tài liệu mà không cần phải chuyển qua lại giữa các ứng dụng khác nhau. Điều này không chỉ đơn giản hóa quy trình làm việc mà còn tăng cường sự hiệu quả và tính linh hoạt trong công việc.

Đối với người dùng cá nhân, tính năng này cũng mang lại những lợi ích rõ rệt. Người dùng sẽ không còn phải loay hoay chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau khi nhận thông báo về tài liệu hoặc yêu cầu chia sẻ. Thay vào đó, tất cả các công việc liên quan đến tài liệu có thể được thực hiện trực tiếp trong ứng dụng Google Chat, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích trong những tình huống cần phản hồi nhanh chóng hoặc khi có các yêu cầu chia sẻ tài liệu khẩn cấp, giúp người dùng luôn giữ được sự chủ động và hiệu quả trong công việc.

Ngoài ra, việc tích hợp này còn giúp nâng cao trải nghiệm người dùng trên Google Drive. Người dùng sẽ không phải lo lắng về việc bỏ sót các thông báo quan trọng hoặc phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng khác nhau để quản lý tài liệu, tất cả đều được tập trung trong một giao diện duy nhất. Với sự tích hợp này, Google Drive và Google Chat trở thành những công cụ không thể thiếu trong việc nâng cao năng suất và cải thiện trải nghiệm làm việc trực tuyến của người dùng.

Cập nhật tự động và tùy chỉnh linh hoạt

Với bản cập nhật mới này, Google sẽ tự động triển khai cài đặt ứng dụng Google Drive Chat cho tất cả người dùng, giúp tối ưu hóa quy trình thiết lập và giảm thiểu thời gian cần thiết để làm quen với tính năng này. Đối với người dùng mới, điều này mang lại sự thuận tiện tối đa, vì họ không cần thực hiện các bước cài đặt phức tạp mà vẫn có thể sử dụng ngay lập tức những tính năng mới được tích hợp. Tuy nhiên, Google cũng chú trọng đến việc mang lại sự linh hoạt và quyền kiểm soát cho người dùng. Nếu tính năng này không đáp ứng nhu cầu của người sử dụng hoặc nếu họ không muốn bị làm phiền bởi các thông báo liên tục, Google cho phép họ dễ dàng tùy chỉnh cài đặt. Người dùng có thể tắt thông báo hoặc thậm chí gỡ bỏ ứng dụng Drive Chat khỏi tài khoản của mình chỉ bằng vài thao tác đơn giản trong phần cài đặt tài khoản. Điều này đảm bảo rằng Google Drive và Google Chat sẽ luôn hoạt động theo cách phù hợp nhất với nhu cầu và thói quen sử dụng của mỗi người, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và không gây phiền toái.

Ngoài việc cập nhật nhiều tin tức hữu ích, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một chiếc smartphone đến từ các thương hiệu Apple, Samsung, Xiaomi,... để trải nghiệm tính năng ChatGPT trong Google Drive thì hãy ghé thăm 24hStore - nơi chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ chính hãng với mức giá hợp lý và cạnh tranh. Hơn nữa, nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ qua hotline 1900.0351, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách tận tình và chu đáo nhất.

Nguồn: Báo Mới